Ei você! É, você mesmo? Por que tanta pressa? O que é tão importante que não pode parar um minuto para dedicar a você?
Com sua permissão, contarei uma breve história: Em uma empresa onde trabalhei, havia um colega que comentava todo feliz, não ter tempo para ir ao médico fazer o check-up que a empresa solicitava (importante e sob seu controle), pois tinha diversas atividades durante o dia, não só pessoais como também profissionais que lhe tomavam o dia inteiro. Pois bem, foi assim por vários anos, quando 02 anos atrás, recebi a notícia que esse colega foi levado as pressas para o hospital, pois enfartara (urgente, onde não tinha mais o que fazer a não ser depender dos médicos) dentro do escritório.
Agora você deve estar se perguntando o motivo da história? A resposta é simples e também o motivo da nossa conversa de hoje: Dedicamos a maior parte do nosso tempo a diversas atividades, que não nos permitem fazer tudo que gostaríamos e deixamos de cuidar de nós e de quem está ao nosso lado. Para refletirmos, vamos pensar juntos qual foi a última vez que sentamos com nossos filhos apenas para brincar, dizer eu te amo, ou perguntar como foi o dia dele? Qual a última vez que ligou ou pessoalmente esteve com seus pais, apenas para passear e lembrar dos velhos tempos? E junto ao seu cônjuge, qual foi a última vez que disse eu te amo?
Todos sabemos que um dos males do século atual é como ADMINISTRAR O TEMPO, conseguindo durante o dia fazer tudo que precisamos.
Pois bem, se você parou e leu o texto até agora, certamente chegou a conclusão que não tem tido muito tempo até mesmo para se divertir, e seu dia deveria ter no mínimo 36 ou 48hs, não é mesmo?
Pergunto: Realmente 24 horas é pouco tempo para fazermos tudo que precisamos? Será que não somos nós que assumimos compromissos além do que devíamos? Outro aspecto a considerar é que muitas das atividades que temos durante o dia são adaptáveis, ou seja, dependem exclusivamente de nos programarmos, ou mesmo aprendermos a dizer não.
Nós não administramos o tempo, o que podemos fazer é administrar as atividades diárias que interferem com o nosso tempo. Um dos métodos de administração do tempo que conheço é o conceito de tríade abordado por Christian Barbosa em seu livro “A Tríade do Tempo”. No livro (fica a dica de leitura) ele descreve os três pontos principais para administração do tempo que é dividir as nossas atividades em circunstanciais, urgentes e importantes.
Se resumirmos, podemos dizer que:
Importante: O significado da importânciade uma tarefa ou atitude para a vida está ligada aos objetivos de longo prazo que temos, ou seja, aquilo que realmente contribuirá para modificar as nossas vidas.
Urgente: A Urgência tem todas as atividades na qual o tempo está curto ou acabou. São as atividades que chegam em cima da hora, que não podem ser previstas, mas que geralmente causam estresse.
Circunstancial: Circunstanciaissão os gastos de tempo de forma não útil, com tarefas feitas por comodidade ou por serem “socialmente” apropriadas. É a esfera das atividades que não nos leva a lugar algum, que não trazem resultados, apenas frustrações.
Exemplificando:
1. Ir ao médico para fazer um check-up é uma atividade importante? Sim. É uma atividade que produz resultado (evita complicações), tem grande valor (vida), merece uma atenção especial e não exige pressa, tem tempo, mas não deve deixar de ser realizada.
2. Ser internado com ataque cardíaco é urgente? Sim. É algo que deve ser feito com rapidez (aqui, risco de vida), algo imediato que exige atenção instantânea, não podemos deixar para amanhã.
3. Por fim, receber um fornecedor, não agendado no lugar do seu gestor e não terminar suas atividades agendadas é circunstancial? Sim. Atividades circunstanciais são aquelas que você é levado a fazer em função de uma situação, condição, ambiente ou de outra pessoa – sem a sua vontade total.
Mas como fazer se todas elas estão presentes em nosso dia a dia? Não existe uma regra, o ideal é termos 70% de atividades importantes, 20% urgente e apenas 10% circunstanciais, mas isso nem sempre é possível, principalmente em um mundo corporativo. O que podemos fazer é nos organizarmos para atingir esses índices através de dicas simples e diretas que veremos abaixo.
Antes de abordarmos as dicas é importante lembrar que administrar o tempo - É adquirir o hábito de organizar-se para o dia-a-dia, portanto é comportamento E DEPENDERÁ EXCLUSIVAMENTE DE VOCÊ DEFINIR UM OBJETIVO A ALCANÇAR E A FORMA QUE FARÁ PARA ATINGIR.
Como fazer isso? Controle os desperdiçadores ou ladrões do tempo.
DESPERDIÇADORES DE TEMPO
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1. Interrupções
2. Comunicação Deficiente
3. Reuniões
4. Telefone/Celular
5. E-mail/Internet e Intranet
6. Ausência de planejamento, prazos e objetivos.
7. Indisciplina na execução de tarefas.
8. Indefinição de prioridades.
9. Excesso de burocracia interna.
10. Excesso de reuniões (improdutivas ou desnecessárias).
11. Má utilização de recursos (e-mails, sites, MSN, Orkut).
12. Horário de "cafezinhos" frequentes.
13. Fofoca e conversas de corredor.
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14. Interrupções constantes na mesa de trabalho.
16. Desmotivação.
17. Desvio de foco.
18. Esquecimento.
19. Indecisões nas atitudes.
20. Incapacidade de dizer "NÃO".
21. Realizar várias atividades ao mesmo tempo e não terminar nenhuma.
22. Almoço de negócios fora da empresa.
23. Longas viagens e deslocamentos.
24. Medo e insegurança nas atitudes.
25. Comunicação deficiente.
26. Comodismo (dificuldade em quebrar hábitos e costumes).
27. Passividade (falta de iniciativa).
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Nem sempre conseguiremos evita-los, mas observem que a maioria deles está diretamente relacionados a nossas ações, portanto, evita-los ou não depende de cada um de nós.
E não esqueça as dicas, pois elas ajudarão a administrar melhor o seu tempo.
DICAS
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1. Fixe objetivos, sejam eles diários, semanais, mensais ou anuais.
2. Liste as tarefas a fazer imediatamente e as que irão para uma lista.
3. Defina o que é importante, urgente e circunstancial.
4. Faça uma agenda diária das suas atividades e acompanhe.
5. Estabeleça metas anuais, mensais, semanais e diárias.
6. Programe as atividades do dia em função dessas metas
7. Relacione as atividades do dia
8. Identifique as atividades mais importantes e priorize-as
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9. Estabeleça início e fim para as atividades
10. Melhore suas rotinas e hábitos de trabalho
11. Seja realista e esteja consciente das limitações do tempo disponível
12. Não inclua atividades em excesso. Evite frustrações.
13. Preveja uma pequena reserva de tempo para imprevistos
14. Controle diariamente as atividades realizadas
15. Saiba onde seu tempo empregado é realmente útil.
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